Prosedur dan Etika Dalam Rapat
Adapun prosedur pertemuan atau rapat secara umum, yaitu sebagai berikut :
- Panitia penyelenggara melakukan prapersiapan seperti menentukan masalah, tujuan, dan maksud rapat, pemimpin dan peserta rapat, mengirimkan notula rapat sebelumnya.
- Panitia penyelenggara melakukan persiapan seperti menentukan acara rapat dan menyusunnya, menata ruang rapat, menyiapkan peralatan perangkat lunak dan keras, peralatan menulis, menyusulkan bahan rapat yang belum sempat dikirim, menyusun konvokasi atau undangan rapat, menempatkan peserta sesuai dengan fungsi dan kedudukannya.
- Panitia penyelenggara dan peserta rapat turut terlibat dalam pelaksanaan rapat. Seluruhnya peserta rapat mempunyai hak dan kewajiban yang sama. Maksudnya seluruh peserta rapat mempunyai hak untuk berbicara dan mempunyai kewajiban untuk menyumbangkan hasil pemikiran.
- Seorang notulis bila rapat telah selesai harus mampu mencatat jalannya acara rapat. Hal yang dicatat ialah inti-inti pembicaraan selama berlangsungnya acara rapat.
- Bila rapat telah berakhir maka pihak penyelenggara harus mempunyai notula rapat yang ditulis oleh notulis atau sekretaris. Notula rapat atau hasil naskah rapat biasanya harus diperbanyak atau digandakan dan dikirimkan atau didistribusikan kepada peserta rapat, baik yang hadir maupun yang tidak hadir pada waktu rapat, atau dikirim kepada pihak luar/ekstern.
- Prapersiapan,
- Persiapan,
- Pelaksanaan,
- Penggandaan dan pendistribusian.
Etika Rapat Dan Gaya Komunikasi.
Salah satu etika yang harus dipahami dan diterapkan adalah etika rapat. Ketika akan melaksanakan pertemuan ( bisnis atau rapat ) maka perhatikanlah prosedur dan etika rapat. Yang dimaksud dengan etika rapat adalah norma, nilai, kaidah, atau ukuran tingkah laku yang baik ketika melakukan rapat.
Gaya komunikasi sebenarnya merupakan bagian dari etika rapat. Pada saat pertemuan setiap orang yang berbicara mempunyai kebiasaan dan gaya tersendiri atau mempunyai gaya komunikasi yang berlainan.
Komunikasi yang efektif dapat berlangsung apabila memenuhi beberapa persyaratan. Persyaratan tersebut, antara lain sebagai berikut :
- Persepsi.
- Ketepatan.
- Kredibilitas.
- Pengerndalian.
- Kecocokan/keserasian.
- Pesyaratan komunikasi yang efektif.
- Bahasa isyarat ialah gerakan badan/tubuh atau ekspresi wajah.
- Bahasa yang digunakan jelas, singkat, tepat dan santun, serta dapat dipahami dengan mudah oleh orang lain.
- Budi pekerti, watak, dan etika turut mempengaruhi gaya komunikasi seseorang.
- Gaya bahasa yang digunakan menentukan gaya komunikasi.
- Pakaian.
- Pandangan mata.
- Mimik wajah.
- Sikap badan.
- Suara.
- Tulisan.
Teknik membuka rapat
Teknik membuka rapat, yaitu sebagai berikut :
- Kalimat pembuka harus menarik atau memikat.
- Kalimat pembuka berisi kalimat yang membangkitkan motivasi para pendengar secara cermat.
- Kalimat pembuka berisi uraian secara umum tentang materi/topik yang akan dibahas.
- Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari pembicaran.
- Gunakan kalimat yang singkat, jelas, tetapi langsung menarik perhatian para pendengar.
- Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik, seperti :
- Penggunaan data.
- Anekdot.
- Membuat pertanyaan.
- Mengungkapkan sesuatu yang unik dan istimewa.
- Pribahasa, kata bijak, dan kutipan dari kitab suci.
sumber:http://belajar-pintar.blogspot.co.id/2014/10/prosedur-dan-etika-dalam-rapat.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar